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數據就像石油,需要提純加工方能顯價值。非結構化數據是“數據石油”的重要來源,企業需要遵循分級分類的管理思想,通過平臺化、智能化和安全化的管理方法,才能構建出完整的非結構化數據管理體系,圍繞業務價值,推動非結構化數據向資產轉化,助力企業騰飛。
-源自中信國安建工信息中心主任林曉東分享實錄整理
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自2009年以來,公司的信息化建設共歷經四個階段,逐漸形成了現今的信息化體系。在建設過程中,始終秉持著“先進、實用、高效、安全、規范、智能”的十二字方針,與時俱進、不斷融入智能化的元素,為公司的業務發展注入了新的活力。
信息化總體架構:131511平臺
1:一個私有云平臺。實現桌面與服務器虛擬化,將所有業務運行在云端,顯著提高了資源的利用率和管理效率,以及數據的安全性;
3:三大管理信息系統:協同OA管理系統及門戶、綜合項目管理系統、財務管理系統;
1:一個報表平臺:匯集工程、商務、財務281項統計數據于一體的管理報表平臺,為各級管理提供輔助決策依據;
5:五大應用系統:服務于集團供應鏈的招評定采的集采平臺,服務于工程物資進場驗證的過磅稱重系統,服務于稅務的發票系統,服務公司印章嚴控的物聯網印章管理系統,服務于工程生產指揮的視頻監控系統;
1:一個服務生產前端的實名制及智慧工地管理系統;
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公司的文檔管理系統是從2016年開始建設的,在這之前就已經產生了很多關于這方面的需求和痛點,主要分為業務和技術兩個方面。
在業務方面,我們的施工企業涉及眾多相關方(包含咨詢、設計、業主、監理、政府、供應商等),項目分布在全國,溝通頻繁,產生大量文件需要進行保管和沉淀;
同時,我們的人員流動性較強,造成很多資料存放混亂,成果查找困難、不完整,或者遺漏和缺失,尤其是對于一些清單、報價等具有保密性和安全性要求的文件,存在失控風險;
再一個就是知識的管理和復用,包括施工組織設計、專項方案、策劃文案、工藝工法等,隨著業務發展需求日益凸顯。
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非結構化文檔數據管理平臺 —應用架構
這個架構圍繞數據標準、數據質量、數據安全、元數據管理、內容管理和文檔全生命周期管理等方面,搭建公司非結構化文檔數據管理系統平臺,在公司內部打通各業務系統之間的壁壘,在統一的平臺之上規范非結構化文檔數據的管理,同時融合元數據管理和內容管理。
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常言道,“三分技術,七分實施”。賦能企業內容管理,上系統只是走了一小步,后面的實施才是能夠體現和挖掘系統能力的關鍵部分。實施涉及公司各個層級、各個部門的眾多人員、系統及工作流程,需綜合考慮制度、標準、趨勢、文化、傳統等要素對于項目的影響作用。
我們按照項目管理流程的要求,針對公司非結構化文檔數據管理具體目標和內容,進行了統籌規劃、構建運行、監控評價、改進優化四個階段的流程控制,并通過充分調研、宣貫和培訓、設置模板等手段強化員工對項目的認知和接受程度。
首先,我們讓各部門列出相應的文檔架構和所需文檔的重要性等級,并統一進行權限管理。同時,我們找到了關鍵用戶進行溝通,并針對不同規模、類型分公司和項目進行駐點溝通,最終設計出相應的文檔歸檔模板,包括符合GB/T 50328《建設工程文件歸檔規范》當中一些規定和建設要求。
實施過程中,我們也認識到管理的重要性,推動一個系統的應用需要改變員工的工作行為,靠自我驅動的難度是很大的。因此,我們需要有管理制度和績效考核的跟進,才能保障系統的實施和推進起到作用。
比如,從16 年到現在每一個季度的工程質量安全大檢查,都采用文檔管理系統當中涉及到項目上的部分給項目人員打分的,并進入到他們的季度總考評分里面去,這一塊多年來一直堅持做了下來。
同時,遵循法律法規、行業監管、內部管控要求,公司多次下發紅頭文件,編制系統指導手冊規范員工的工作行為,使系統數據滿足數據風險控制、數據安全和隱私的要求。
總的來說,通過上線鴻翼文檔管理系統,我們克服了人員流失造成的資料丟失問題,實現了項目資料的安全管理,滿足了建筑施工行業文檔管理合法合規、風險控制等要求。
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下面,我們結合一些具體的工程應用場景和應用效果來做一些介紹。
第二個是同步歸檔。實際上,要求將所有散存在員工個人工作電腦中的文件歸檔到系統里面是很難的,而且會增加相應人員的工作量,影響時效性。而且,公司管理制度規定需要上傳的資料有十五類,日常歸檔工作比較繁重。
比如說,我們要求生產管理人員把每天早會的視頻,項目上的質量安全、生產管理等資料必須要上傳到系統,如果通過人工的方式去處理,每天自己先做一道,然后再去傳一道,那肯定是難度很大的。
第三個應用是跨部門協作共享。公司業務活動中,有大量文件需在部門內、部門間傳遞,但使用口徑不統一,文件分散、無版本控制而導致信息傳輸有誤,影響工作。
比如,在招投標過程中,市場營銷部門和工程、商務部門之間的合作有一個文檔交接過程。如果使用項目管理系統當中“表單+流程”的方式去做,雖然也可以,但是這些文件太大(如招標文件或中標文件一般都是幾個G),采用表單掛接、以附件流轉時上傳下載速度會很慢,而且查閱和協作都會很麻煩。
我們使用鴻翼文檔管理系統的協作共享功能,通過明確文檔創建者、文檔移交者、文檔審閱者、文檔使用者的權限,在同一個文檔上面進行規范化操作,保證了文檔數據的準確性、及時性、一致性、安全性,解決了部門之間的協作問題。
第四個應用是知識管理。當企業的系統文檔積累到一定階段時,系統將積累的大量實踐經驗和優秀的工程方案、作業標準等。我們工程部門采用規范的文檔結構,靈活設置文檔分類,梳理每一崗位用戶對于文檔的使用權限,授權各級用戶只能對權限內的文檔進行操作。
第五個應用是文件傳播。可以利用文檔管理系統安全的內鏈、外發功能,結合二維碼技術實現文檔便捷、無紙化傳播。
現在我們采用了文檔管理系統內鏈、外發的功能,內容通過安全授權后轉換成二維碼,每個參會人員掃一下二維碼就可以獲取全套資料了,哪怕后面文檔有修改,也不用通宵的重新去輸出一大堆紙質文件,直接修改電子檔就好了。
還有就是智慧工地的觀摩,需要用到的一些企業宣傳和工藝工法的內容資料,通過鴻翼文檔的安全外發功能,可以靈活設置它的查看權限以及下載的時間和次數等;包括一些指導手冊、崗位手冊等都可以用二維碼的形式進行傳播利用,安全便捷成本低。
第六個應用是系統集成。
信息系統(如協同OA管理系統、綜合項目管理系統等)中多以表單的形式進行流轉,需要辦理的文檔通常作為表單的附件,其中既有word或pdf等格式的文本文檔,也有多種格式的圖片、音視頻文件等。
這些非結構化文檔只能借助其所依附的表單信息或者簡單的文件標題等數據加以檢索和利用,檢全率低,開發利用不足,難以開展深度的數據挖掘與分析。
所以,我們要把整個公司的文件資料和信息統一收集在一個文檔庫里面,目前我們做了多個應用系統的附件的集成,然后對其元數據、文件關聯等數據治理的方面也在不斷的完善,也為下一步更高階和更有價值的一些應用(比如AI)打好了基礎。
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自動生成方案:利用上傳工程方案文檔后,通過人工智能技術(NLP)解析,提取項目特征,例如建筑面積、建筑高度、建筑業態等信息。后期結構化文檔,以達到簡單的輸入和快捷的專業類型選擇,快速自動組合生成方案。
語音交互:文檔管理系統平臺增加語音識別功能,快速檢索查找出業務信息,并自動提醒并推送關聯資料,實現文檔的有效應用。
“未來,數據必將成為一種新型的生產要素。公司的信息化建設需要一步一個腳印,踏實向前,從業務數據化(反映業務)、數據智能化(輔助業務)、數據業務化(數字業務),一直到數據服務化(驅動業務),久久為功,方能行穩致遠,才能實現從數據資源到數據資產的轉變?!敝行艊步üば畔⒅行闹魅握f道。
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