前言

2010年，國家檔案局發布了《數字檔案館建設指南》，旨在有序引導全國數字檔案館建設。為了進一步科學地規范數字檔案館建設，2014年11月26日，國家檔案局辦公室印發了《數字檔案館系統測試辦法》（以下簡稱“辦法”）。該辦法明確指出數字檔案館系統測試以《數字檔案館系統測試指標表》(以下簡稱《測試指標表》)為依據，采用百分制，測試結果達到80分以上認定為“通過國家級數字檔案館測試”，達到90分以上認定為“全國示范數字檔案館”。

同時，該辦法也明確了測試流程、測試內容和評估方式。

數字檔案館系統測試流程

根據辦法的要求，數字檔案館系統測試流程如下

單位自測

測評單位對照《測試指標表》對數字檔案館進行自測試，形成自測試申請材料；

測試申請

檔案行政管理部門填寫《測試申請表》，向省級檔案行政管理部門或國家檔案局提出測試申請；

現場測試

測試專家現場使用輔助測試工具，對照《測試指標表》，對數字檔案館系統進行測試打分；

測試審批

現場測試工作結束后的30日內，將可認定為“通過國家級數字檔案館測試”“全國示范數字檔案館”的測試結果報國家檔案局審批。

數字檔案館系統測試內容及評估方式

《測試指標表》是一項針對國家綜合檔案館數字檔案館整體建設情況的評估標準，詳細列出了數字檔案館系統的測試內容，分為基礎設施、系統功能、檔案資源、保障體系及服務績效五個方面，包含99條具體指標。

01基礎設施

基礎設施（12分）主要是對數字檔案館的主機房（2分）、網絡平臺（2分）、服務器及存儲備份設備（3分）、終端設備（1分）、檔案數字化設施/設備（1分）、音視頻等其他硬件設備（1分）、基礎軟件（2分）提出了相應的測評要求。測試時，專家到場實地查看數字檔案館基礎設施建設情況，并根據提供的建設驗收報告或相關證明材料進行評估考量。

主機房建設將選址與設計是否合理、供電系統配備、安全防范系統設施配置、消防系統配置以及溫濕度控制情況作為主要考評點，專家通過查看報告/記錄、實地查看等方式對以上幾項指標進行評估，應保證以上各項工作有操作記錄留存。特別說明，1.1.2中要求的雙路供電經常會被扣分，如果檔案館不是雙路供電，則機房肯定不是雙路供電，并且如果機房的雙路供電不是直接從強電間來的，那也不算是雙路供電；1.1.3中要求的視頻監控要確保無死角，并且門禁記錄和監控記錄至少保存3個月以上，如果申請“全國示范數字檔案館”，建議保存6個月以上。

網絡平臺需要搭建局域網、政務網和因特網三個網絡平臺，并在對應網段開展相應檔案業務。三網的建設應布局合理，可擴展，安全可靠，滿足數字檔案館各項功能需要。同時應配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網絡安全設施。測試時，專家現場實地查看，被測評單位需進行業務演示，提供網絡拓撲圖等相關證明材料。特別說明，必須在檔案館內搭建局域網，與因特網實施物理隔離；1.2.2中要求的局域網內核心交換機等關鍵網絡設備必須冗余配置；1.2.6中要求配備的網絡安全設施在某些省份作為一條紅線來看待的，如果缺少，不是扣分那么簡單，而是直接不能通過測評。

服務器及存儲備份設備應配備滿足業務需要的專用服務器、在線存儲設備以及離線備份設備。測試時，專家現場實地查看，被測評單位需提供設備運行報表及相關證明材料。特別說明，服務器應冗余配置，可以采用主備的模式建設。

終端設備應滿足開展數字檔案接收、管理、利用等工作需要。須按在職業務人員總數配備計算機，比例不得少于90%。應配備至少3臺自助查檔服務計算機終端設備（臺式計算機、查檔一體機）。測評時，評審專家現場查看評估，被測評單位需提供在職業務人員以及終端數目證明材料。

針對檔案數字化設施、設備的測試要求體現在：數字化工作場地（選址、消防設施、防盜門窗、監控設施、用電安全等）與相應數字化設備（數字化掃描設備、數字化專用存儲設備）兩方面。測試時，專家將查看現場工作間、附屬設施以及設備的應用情況，被測評單位需出具相關證明材料及報告。特別說明，數字化加工場所的監控也要確保無死角，監控記錄至少保存3個月以上。

音視頻等其他硬件設備應滿足數據采集、轉換、處理等工作需要，主要是配備視聽資料的采集和加工編輯設備，包括：照片采集設備，音視頻采錄、轉碼、編輯、數字化轉換等設備。測試時，專家將到場實地查看設備配置情況。

基礎軟件應使用滿足系統正常運行的正版軟件，包括系統軟件（操作系統、數據庫、備份恢復系統等）和工具軟件（字處理、圖像查看、音視頻播放、殺病毒等）。測試時，專家將到場實地查看服務器、存儲設備以及計算機終端設備進行評估。特別說明，建議在工具軟件的配備上增加OCR識別工具。

另外，針對服務器、計算機終端和基礎軟件，在當前信創環境的要求下，建議都配備滿足信創要求的設備。

02系統功能

系統功能的測試指標包括接收（3分）、管理（3分）、保存（2分）、利用（2分）和系統管理（2分）功能。為滿足測試要求，在數字檔案館建設時，需要在局域網、政務網、因特網分別部署相應的應用系統，如下圖所示：

接收功能：需滿足在線和離線接收目錄數據、數字檔案的要求，比如可通過政務網上的檔案移交接收系統在線接收目錄數據、數字檔案，通過直接導入館藏檔案資源管理系統離線接收目錄數據、數字檔案。同時要提供四性檢測功能，在移交環節、接收環節、入庫環節可進行四性檢測。特別說明，除了要提供相應的系統功能，在測試時還要查看相應的操作記錄，如接收記錄、接收時的四性檢測記錄等，并且接收的數據至少包含5家以上立檔單位，接收的檔案類型應包括文本、圖像、音頻、視頻、數據庫等。另外，四性檢測是最容易扣分的點，不同的檔案類型一定要配置不同的四性檢測方案。

管理功能：應滿足對數字檔案進行有序管理，輔助實體檔案管理，可通過館藏檔案資源管理系統、多媒體檔案管理系統、虛擬庫房管理系統滿足數據組織、數據編輯、數據發布、輔助鑒定、輔助實體檔案管理、檔案統計等功能。特別說明，這里提到的數據編輯功能并不是指對檔案數據的新增、修改、刪除等功能，而是指在數據發布之前可以對數據進行視頻切割、格式轉換、添加水印等。

保存功能：應按照長期保存的要求，對數字檔案進行分類存儲、格式轉換、備份。建議部署一套電子檔案長期保存系統，建立長期保存庫,提供分類存儲、格式轉換、在線備份、離線備份、備份數據恢復等功能。也可以通過配備的備份一體機、備份軟件來實現在線備份、離線備份和備份恢復。

利用功能：應滿足局域網、政務網、因特網等環境下的不同利用需求，可以通過在局域網部署檔案接待利用系統，政務網部署區域檔案共享系統，因特網部署開放檔案利用系統來實現。對于輔助編研功能，可以通過館藏系統提供的專題編研功能來實現；有條件的單位也可以部署一套協同編研系統，來進行輔助編研；

系統管理：功能應保證系統可靠、可控運行，提供用戶管理、日志記錄、操作審計以及代碼、數據字典管理、數據導入、數據導出等功能，可隨業務發展定制收、管、存、用等業務流程。

03檔案資源

檔案資源這一指標項分值52分，占據了測試一半比重，是考察數字檔案館建設情況的重要部分，包括檔案資源建設（44分）與檔案資源管理（8分）兩部分。

檔案資源建設分別從檔案目錄建設和數字檔案建設兩方面提出了要求。針對檔案目錄建設要求案卷級、文件級電子目錄全部納入檔案目錄數據庫管理，測試時，專家將隨機抽查10卷或50件館藏檔案檢查目錄數據與檔案實體相符情況；同時要求檔案著錄項符合《檔案著錄規則》要求或相關標準，測試時，專家將隨機抽查檔案案卷級目錄數據、文件級目錄數據進行評估。評分細則里提出“每發現1處錯誤扣0.2分”，特別說明一下，這里所說的“1處錯誤”指“同類錯誤”。數字檔案建設從接收的數字檔案、館藏檔案數字化和與館藏檔案相關的數字檔案接收三個方面提出了要求。其中館藏檔案數字化這一項占據31分，與辦法中“不得申請參加測試”中的情形二“館藏紙質檔案在50萬卷以下但數字化率低于70％的，館藏紙質檔案在50-100萬卷但數字化率低于60％的，館藏紙質檔案在100-150萬卷但數字化率低于50%的，館藏紙質檔案在150萬卷以上但數字化率低于40％的”正好相呼應。與館藏檔案相關的數字檔案可以包括電視新聞、網上信息，對于網上信息的采集，建議在因特網部署一套網頁文件采集系統，從互聯網上采集后導入館藏系統。

檔案資源管理實現對數字檔案資源進行有序管理，建立涵蓋所有數字檔案、具備長期保存和安全的資源總庫；建立數字檔案資源管理庫，用于數字檔案管理和輔助實體檔案管理；通過格式轉換、開放鑒定、利用審批等工作在政務網/因特網建立數字檔案資源利用庫。特別說明，這里提到的格式轉換、開放鑒定、利用審批等通過館藏系統來實現，可以查看館藏系統的相關記錄，必須要確保館藏系統發布的數據和利用庫中的數據保持一致。

04保障體系

保障體系（14分）測試內容包括制度制定與實施（7分）和保障條件（7分）兩部分。

制度制定與實施包括制度制定和制度實施兩方面，首先應該建立一套完善的數字檔案館制度，包括機房管理制度、設備管理制度、安全管理制度、人員管理制度、數字資源管理制度、數字檔案館應急預案、數字化工作制度等。其次，還要有各項制度的實施記錄，比如針對機房管理，必須要有機房出入庫登記記錄、機房溫濕度記錄、機房巡檢記錄等；針對應急預案，必須要有演練記錄，演練記錄包括演練實施計劃、演練現場的照片等。測試時，通過查看工作制度文件、實施記錄、演練記錄等進行評估。部分檔案館就是因為實施記錄不完整而導致扣分。

保障條件包括組織機構、人員培訓、成果獎勵、經費保障等方面，測試時通過查看數字檔案館的運維機構/崗位設置情況、工作記錄、規劃文件、人員證書、獎勵證書、財政撥款證明等來進行評估。

05服務績效

服務績效共計10分，包括檔案業務能力提升（6分）、用戶滿意度（4分）。

檔案業務能力提升主要是指數字檔案館提升檔案管理工作的效能。測試時，要現場演示移交、接收、整理、編目、鑒定、管理、保存、編研、利用、統計等數字檔案管理全業務流程，現場演示接收、征集、出庫、入庫、整理、編目、鑒定、修復、編研、利用、統計等輔助實體檔案管理流程，并查看相應的工作記錄。特別說明，這里一定要確保各個功能模塊里是有數據記錄的，有些檔案館就是因為開放審核、檔案實體出入庫功能中沒有一條數據記錄而被扣分。針對政務網、因特網提供利用服務，按計劃向政務網/因特網提供數字檔案已全部上載，既要有上載記錄還要有上載計劃；檔案網站上應有館藏介紹、利用指南、數據檢索、史料編研與出版介紹、數字檔案閱覽、專題展覽等服務項目；要提供數字檔案資源館際共享的證明材料；對于訪問用戶人次，可查看系統導出的利用統計表。

用戶滿意度包括局域網/政務網/因特網用戶對數字檔案館操作便利和服務的滿意度以及現場專家對數字檔案館操作的滿意度。系統用戶的滿意度通過查看系統意見統計或滿意度調查統計報告進行評估?，F場專家對數字檔案館操作的滿意度則根據專家實地操作數字檔案館系統進行現場實時評估。

總之，《測試指標表》非常全面又具體地列出了數字檔案館建設內容，既能很好的指導數字檔案館建設，也能指導數字檔案館系統測試工作有序開展。