編者按：這是一個真正與業務相融合的知識管理系統，筑博設計陳主任的分享專業且精細，從容而豁達，不僅有行業的經驗，還有做事的方法，更有做人的情懷，讓我們看到了“知識就是力量，知識使人快樂”的精神魅力之所在，以饗諸君。
“我不是一個 it 專業背景的人，我是來自于建筑設計業務線的。那么，我將從業務端和用戶使用端的角度，去跟大家分享一下筑博設計整個知識平臺搭建的一個過程和成果?！?筑博設計知識管理中心主任陳靖敏這一“另類”而又“別致”的開場白很快就吸引了大家的注意力。筑博設計成立于1996年，2019年在深圳交易所正式掛牌上市（股票代碼：300564），是具有建筑設計甲級資質、城市規劃甲級資質、市政（道路、橋梁、給水工程）乙級資質和風景園林乙級資質的綜合設計機構。擁有超過1700名專業技術及管理人才，其中高級工程師、博士、碩士共400余人。在15個主要城市設有辦公基地，項目覆蓋全國30多個省級行政區劃160余個城市，涵蓋多種業務類型，年完成建筑設計面積逾2000萬平方米。
民營建筑設計企業第一梯隊 股票代碼 300564 ▼
建筑設計行業是典型的知識密集型產業，企業的業務活動伴隨了大量知識的生產、傳播和應用，而傳統的企業知識管理手段十分粗放，不利于構建以“人才”為中心的學習型和創新型組織。對于筑博設計而言，面臨如下挑戰：? 知識的傳承和轉化嚴重依賴于第一載體“個人”，而不是取決于第二載體“組織”知識的共享、協作、內化和創造，缺乏科學的管理體系和方法支撐公司整體運營和發展戰略。? 整個主流業務覆蓋全國30省160市，涉及到多個不同的業務歸屬地和業務單元，知識內容碎片化、數量大、來源多，缺乏統一管理，累積了大量的知識壁壘。? 信息技術的快速發展，大大拓展了企業知識管理的邊界，提升了知識傳播的速度和便捷性，但同時也帶來了知識爆炸“迷茫癥”和知識資產“流失”等問題風險。? 城市設計、居住、產業園、綜合體、酒店醫療等不同業務領域的知識內容和數據特點區別較大，需要一個統一的平臺和框架進行標準化和個性化的融合管理。? 大量的知識內容以CAD設計文件、圖形圖像等非結構化數據為主，比較難去做一個結構化的處理，無法精準識別、搜索和利用。“隨著數字經濟的發展，信息化技術為我們提供了一種企業知識管理、傳承和創新的新手段與新契機。我們從19年開始在內部去搭建這個知識管理平臺，那么，我也是從業務線轉到了這個板塊?！标愔魅沃v到，他希望通過科技賦能讓知識轉化為企業的一種新質生產力，提高公司的核心競爭力和經濟效益。
長期以來，筑博設計集聚了大量的專家資源，有一個專門的“筑博技術委員會”，這個是以項目特點去做一個劃分的，就像有城市設計、居住產業園、綜合體、酒店醫療等，每一個下面又包含了項目研究、技術資料、論文論著、成果案例等等。我們充分意識到，只有將我們的知識管理系統和核心流程與專家資源進行有機結合，充分利用和挖掘出專家擁有的隱性知識，才能建立一個真正專業有效、安全可靠、服務到位的知識管理體系和共享平臺。于是，公司在2020年專門成立了一個“知識管理中心”，明確了4個主要目標：分享：一個公司內部項目信息、知識即時分享的線上平臺
效率：多個以快速應用，快速反饋為目標的設計工具庫
積累：一套促進知識沉淀，增強競爭力的知識管理機制
知識管理是需要全員參與的事情，要能夠凝聚高層領導、部門負責人和基層員工的共識，“知識管理中心”要做的工作就是組織、鼓動和推廣，形成良性互動和正循環，讓知識持續不斷的產生價值，陳主任說道。那么，我們其實總共是有7個步驟，我簡化了一下來說我們整個知識平臺搭建的一個過程：第一步：組建團隊，明確我們的工作思路。這個是在整個開發過程中非常重要的事情，因為知識管理一定是從上至下的，上端有足夠的支持力，才能夠推動我們下一步各個項目工作的穩步向前。所以，我們在前期搭建了相關的集團內部的顧問委員會，由我們的集團高級副總裁來擔綱掛帥，選了四家主要的分公司來參與我們第一期平臺的搭建，包括我們的城市公司總監。第二步：確定了我們的核心的工作內容，因為涉及到我們專業內的一些內容特別的發散，所有問題不可能在第一階段100%解決，我們先解決百分之七八十。所以，我們首先是選了我們的主流業務居住建筑和醫療，第二是我們選取了培訓模板、項目分享以及專題總結等五個模塊，先來做第一期知識平臺的搭建。同時，我們也有個實體的庫也是在做的，后續我們就會持續地去補充維護，然后根據業務反饋的一個情況再去做迭代。第三步：確定平臺的基本框架，我們前期是從業務的角度去仔細梳理了我們知識管理的幾個應用的場景：場景1：培訓，就是新人怎么樣快速去上手，提高新人的設計效率、設計水平，如制圖標準、建模技巧、表達技巧等；場景2：出具一些能夠快速出圖的模板文件、參考繪圖的優秀例圖，如投標模板、立面深化模板、施工圖例圖等；場景3：一些能夠快速套用的文件，部品模塊（CAD）、材料庫、樓戶型庫等，一些有用的、比較好的、有品質的設計文件，我們希望它能夠沉淀下來；場景4：快速檢索公司內外有的優秀案例，我們內部已經建成了一些優秀的項目案例，那么我們也希望有一個公司內部的平臺能夠跨城市、跨分公司去分享這部分的內容；場景5：我們的一些專題，對某些問題深入研究的資料，如強排、極小戶型、歸家流線等，內部有一些在過程中產生的極好的經驗，我們怎么樣在這個上面去做沉淀和積累？我們前期梳理的典型的就是這么五個場景，再往下就是經過我們多次和領導及不同業務部門一起推敲，最終形成了我們平臺一期的7個大的框架，包括工作指引、設計模板、設計素材、技術標準、項目案例、專題研究和項目地圖。調研1：調研了4家分公司，中間有多級多次的座談會，從高到低有顧問級、部門經理、項目經理、設計助理等，涉及到整個業務條線工作的每一級的同事；調研2：有做定向的深訪，比如說我們會對一些總店或者是一些業務比較專長的這種人員，去做一些定向的訪談；調研3：我們也有問卷的形式，去詢問一些比較可以定性的問題，希望大家能夠去給我們一些專業性的這種建議；調研4：我們也考察了公司，重點考察了深圳、上海和成都的標桿設計企業，去做了一些訪談和了解，交流他們如何搭建這個體系。最后，我們收攏歸納形成了13類意見，涉及到平臺的框架、內容和形式等方方面面，形成了我們平臺搭建比較重要的一個依據，包含檢索、速度、安全、參與機制、歸檔的形式、新人培訓、地方性經驗共享、文本參考等，這些都是我們通過調研得到的一些比較專業性的內容。第五步：確定合適供應商。其實，我們也是多方比較之后選擇了鴻翼作為我們的這個知識平臺的供應商。首先，確實需要找到有相關類似的業務應用案例的公司會比較好，鴻翼做過天華知識管理體系的搭建，跟我們的業務是比較類似的；其次，我也解了一下對于知識管理有四大類的服務形式，我們最終選擇了具有獨立企業內容管理產品的鴻翼作為我們的整體的供應商。選擇具有“獨立企業內容管理產品”的鴻翼 ▼
第六步：資料收集與內部需求梳理。在溝通過程中，鴻翼也給了我們一些很好的意見和建議，因為它不只是一個平臺，更是涉及到管理。比如說我們用戶端的需求梳理出來，可能就是戶型項目的戶型文本模型和范圖，平臺搭建后所有信息的錄入其實需要落實到所有數據的來源是誰，誰來提供這些資料，這個也是跟我們后期整個知識平臺運維非常相關的事情。因為你要把這個知識內容做到持續，它應該是有穩定的一個來源，穩定的一個上傳的路徑和穩定上傳的一個方式，包括它的分類的系統標簽的信息、展示的要求、推薦的邏輯等等，這些點都是跟整個鴻翼項目團隊逐項去討論確認的。第七步：平臺建設。我們是從2020年的9月開始去做這個知識平臺的開發設計，三個月之后完成了所有模塊，到2021年的3月，在內部正式上線。知識管理平臺頁面展示 ▼
下面就從我們自己平臺建設和業務邏輯的角度跟大家分享一下我們最終的這個結果，包括有7個模塊：知識管理平臺架構 ▼
它是一個集團內部跨部門的資訊發布平臺，為新員工提供一個快速了解公司情況，掌握基礎工作原則的通道。
該板塊以快速高效出圖為目標，以設計流程為線索，通過提供各階段不同深度參考性文件，幫助設計人員提高工作效率、保證基本成果質量。
設計模板流程節點 ▼
它是一個重點服務方案階段的素材庫，以成果為導向，包含總圖、戶型、SU模型、文本等常用素材的優秀案例庫，可通過不同標簽進行針對性的搜索，進一步提高工作效率。
這是一個重點服務中后期為主的設計資料庫，為不同專業提供范圖模板、參考資料、規范查詢等。
它作為一個集團項目的概覽窗口，通過效果圖預覽對全集團項目進行初步閱覽篩選，幫助了解各業務單元的項目信息，是一個廣度的分享。
它是一個針對優秀項目的展示版塊，提供項目的總圖、技術圖紙模型等項目信息進行閱覽，是一個“精度”的分享。
項目管理案例庫頁面展示 ▼
該版塊主要針對一些企業培訓、項目及專業專題、企業年度總結等進行及時分享，幫助設計師進行深度學習。
接下來，簡單說一下我們現在上線之后的一個運維的情況，主要包括三個方面：內容的錄入、推廣和平臺的持續優化。錄入：上線之后，2021的主要工作是收集完善平臺各模塊的功能和內容。平臺它不是一個一蹴而就的事情，它是一個持續去維護的事情，我們整個2021年都在做各項板塊內容的錄入，從最開始的4家分公司擴展到了現在的16家分公司，按照計劃的方式，按照任務的方式，每年每季度去下發一定的上傳的任務。目前，在平臺上的文件其實已經應該有上十萬多，這個是以我們項目為單元的一個數量。推廣：通過外部交流可以了解行業內部知識管理動向，學習優秀的知識管理經驗；內部推廣則是提升使用率，促進員工參與知識管理，形成知識管理正向循環的重要手段。平臺的搭建，非常需要去借鑒相關類似業務的企業的一些經驗，比如說我們在搭建平臺的前期以及搭建完成之后，都有與天華、水石、CCD鄭忠設計、廣東省建筑設計研究院、華匯等多家設計機構，保持一種持續的、友好的交流學習關系。從我們行業來說，其實是有很強的競爭關系，但對于知識的分享，我覺得確實也應該是跨越這種公司的差別的，因為它是一件更加有意義的事情。內部推廣著重以巡講的方式，在公司的16家業務單元都去做了相應的宣講，去推廣我們平臺的應用。目前知識平臺已逐步形成了用戶認知和粘性，常用用戶的數量和登錄頻次也隨著平臺內容的豐富穩步增長。優化：平臺上線之后，其實我們也是有收到一些反饋的信息，會有一些功能不滿足大家使用的情況。其實，這個平臺的搭建是一個持續的過程，我們會做很多的一些功能的優化和一些頁面功能的新增，逐步滿足大家的需求。“技術的發展始終是要為人服務的，數字化技術能提升我們的幸福感、獲得感和安全感，讓生活和工作更加美好?！币粋€非IT專業出身的信息化負責人用她的精彩實踐為我們揭示了企業數字化轉型的真諦。
